Databehandleraftale
Senest opdateret: juli 2026
Denne databehandleraftale ("aftalen") indgår som en del af aftalegrundlaget mellem din virksomhed og KlareTal, jf. vilkår for brug, og gælder, når KlareTal behandler personoplysninger på vegne af din virksomhed. Den accepteres ved oprettelse og kræver ingen særskilt underskrift.
1. Parter og roller
Din virksomhed ("kunden") er dataansvarlig for de regnskabsdata, der behandles i KlareTal. Michael Busack Bertelsen Consulting, CVR-nr. 19832732, Savonlinavej 11, 8600 Silkeborg, Danmark (herefter "KlareTal") er databehandler og behandler alene personoplysningerne på kundens vegne og efter kundens instruks. Ved modstrid mellem denne aftale og de øvrige vilkår går denne aftale forud i spørgsmål om databeskyttelse.
2. Behandlingens karakter, formål og varighed
KlareTal henter, mellemlagrer, viser og analyserer kundens regnskabsdata fra kundens eget regnskabssystem (Dinero, e-conomic eller Billy) med det ene formål at give kunden økonomisk overblik: resultat, nøgletal, likviditet, debitorer og budgetopfølgning. Adgangen til regnskabssystemet er udelukkende læsende (read-only) — KlareTal kan aldrig oprette, ændre, bogføre eller slette i kundens bogføring. Regnskabssystemet er til enhver tid det autoritative system (source of truth); KlareTals kopi er en mellemlagring, der kan gensynkroniseres. Budgettal og grupperinger, som kunden selv opretter i KlareTal, er kundens egne data i KlareTal. Behandlingen varer, så længe kundens konto og forbindelser består, jf. pkt. 10.
3. Kategorier af registrerede og personoplysninger
- Registrerede: kundens kunder, leverandører og kontaktpersoner — samt medarbejdere, i det omfang de fremgår af bogføringen.
- Oplysninger: almindelige personoplysninger, som de forekommer i regnskabsdata — fx navne, kontakt- og fakturaoplysninger samt posteringstekster.
- Tjenesten er ikke beregnet til følsomme personoplysninger (GDPR art. 9) eller oplysninger om strafbare forhold, og kunden bør ikke anføre sådanne i posteringstekster eller lignende frie felter.
4. Instruks
KlareTal behandler kun personoplysningerne efter dokumenteret instruks fra kunden. Instruksen udgøres af aftalegrundlaget: at hente, mellemlagre, vise og analysere kundens regnskabsdata som beskrevet i pkt. 2. KlareTal underretter kunden, hvis en instruks efter KlareTals opfattelse strider mod databeskyttelsesreglerne.
5. Fortrolighed
Adgang til personoplysningerne er begrænset til de personer, for hvem adgangen er nødvendig for at levere og drive tjenesten, og disse er underlagt fortrolighed.
6. Sikkerhed
KlareTal gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, jf. GDPR art. 32. I den hostede løsning omfatter det: kryptering under transport (TLS), kryptering af data i hvile på databaseniveau hos hostingleverandøren, krypteret opbevaring af adgangstokens, totrinsbekræftelse ved login (slået til som standard, kan fravælges pr. konto), adgangsstyring og isolation mellem kunder samt løbende opdatering af software og afhængigheder.
I Desktop Edition kører applikationen lokalt i kundens browser på kundens egen computer, og regnskabsdata gemmes lokalt i en databasefil hos kunden. Denne fil krypteres ikke af KlareTal; de fysiske og miljømæssige foranstaltninger — herunder disk-kryptering, adgangskontrol til maskinen og sikkerhedskopiering — påhviler kunden som dataansvarlig, jf. vilkårene. Desktop Edition tager selv en lokal backup af databasefilen efter det interval, kunden vælger, og kunden bestemmer selv opbevaringstid og backupmappe. Backup i Desktop Edition fritager ikke kunden for ansvaret for sikkerhedskopiering uden for maskinen.
7. Underdatabehandlere
Kunden giver en generel godkendelse til, at KlareTal anvender underdatabehandlere. KlareTal pålægger underdatabehandlere de samme databeskyttelsesforpligtelser som i denne aftale og forbliver ansvarlig for deres behandling. Aktuelle underdatabehandlere:
| Underdatabehandler | Formål |
|---|---|
| Microsoft Azure (Sweden Central) | Hosting, database og infrastruktur for applikationen — det er her kundens data behandles og opbevares, inden for EU |
| Simply.com | Hosting af websitet klaretal.dk — behandler ingen kundedata, alene almindelige webserver-logs |
Ændringer i listen varsles på denne side, inden en ny underdatabehandler tages i brug, og kunden kan gøre indsigelse. Kan indsigelsen ikke imødekommes, kan kunden opsige tjenesten og få sine data slettet, jf. pkt. 10. I Desktop Edition opbevares regnskabsdata på kundens egen computer og forlader den ikke, jf. vilkårene — hosting-underdatabehandleren er da ikke relevant for regnskabsdataene.
8. Overførsler til tredjelande
Personoplysningerne opbevares og behandles inden for EU/EØS. Sker der undtagelsesvist en overførsel til et tredjeland, sker det kun med et gyldigt overførselsgrundlag (fx EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser).
9. Bistand til kunden
KlareTal bistår kunden, i det omfang det er relevant og teknisk muligt, med at besvare henvendelser fra registrerede (indsigt, berigtigelse, sletning m.v.) og med kundens forpligtelser efter GDPR art. 32–36. Henvender en registreret sig direkte til KlareTal om en behandling, hvor kunden er dataansvarlig, videresendes henvendelsen til kunden uden unødig forsinkelse.
10. Sletning og tilbagelevering
Ved ophør af tjenesten — eller når kunden sletter et firma, en forbindelse eller sin konto — slettes de behandlede personoplysninger efter de frister, der fremgår af privatlivspolitikken og abonnementsbetingelserne: en fortrydelsesperiode på 14 dage efter ophør — dog 60 dage, hvis ophøret skyldes en fejlet kortbetaling — hvorefter data slettes permanent. Oplysninger, som KlareTal er retligt forpligtet til at opbevare (fx udstedte fakturaer efter bogføringsloven), behandles i den sammenhæng med KlareTal som selvstændig dataansvarlig.
11. Brud på persondatasikkerheden
KlareTal underretter kunden uden unødig forsinkelse efter at være blevet bekendt med et brud på persondatasikkerheden, der vedrører kundens personoplysninger, og bistår med de oplysninger, kunden skal bruge til en eventuel anmeldelse til Datatilsynet og underretning af registrerede.
12. Ansvar mellem parterne
Parternes ansvar efter denne aftale følger de vilkår for brug, der gælder mellem parterne — herunder vilkårenes § 10 om ansvarsbegrænsning, hvis beløbsmæssige grænse også omfatter krav, der udspringer af denne aftale.
Det følger af databeskyttelsesforordningens artikel 82, at en registreret kan rette krav mod såvel den dataansvarlige som databehandleren. Det forhold kan ikke fraviges ved aftale. I det indbyrdes forhold mellem parterne gælder, at hver part bærer den del af et samlet ansvar — herunder erstatning til registrerede og bøder pålagt af en tilsynsmyndighed — der svarer til partens andel af ansvaret for den hændelse, kravet angår. Har den ene part betalt mere end sin andel, kan parten kræve det overskydende beløb hos den anden.
Kunden indestår for, at kundens instruks og de personoplysninger, kunden lader behandle i KlareTal, er i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne. KlareTal er ikke ansvarlig for følgerne af at have handlet efter en instruks fra kunden, jf. dog pkt. 4 om underretning ved en instruks, der strider mod reglerne.
13. Dokumentation og tilsyn
KlareTal stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise overholdelse af denne aftale, og muliggør og bidrager til revisioner. Tilsyn gennemføres som udgangspunkt ved skriftlig dokumentation én gang årligt og for kundens egen regning, medmindre andet følger af lovgivningen.
14. Varighed, lovvalg og kontakt
Aftalen gælder, så længe KlareTal behandler personoplysninger på kundens vegne, og er underlagt dansk ret. Spørgsmål rettes til privatliv@klaretal.dk.