Fra budget til likviditet: at se pengene, før de mangler

De to første dele handlede om at lægge et budget og at følge op på det. Denne del handler om det, der i praksis afgør, om en virksomhed kan handle: hvornår pengene rent faktisk er der.

Resultat og likviditet er to forskellige størrelser. Resultatopgørelsen viser indtægter og omkostninger i den periode, de vedrører. Likviditeten viser, hvornår beløbene bevæger sig ind og ud af bankkontoen. De to falder sjældent sammen, og forskellen er ikke en fejl — den er indbygget i den måde, regnskab fungerer på.

Hvor forskellen opstår

Et salg indtægtsføres på faktureringstidspunktet, men betales på forfaldsdatoen. Er betalingsbetingelsen 30 dage, ligger pengene en måned efter resultatet. Bliver der betalt for sent, ligger de længere ude.

Ingen af delene er usædvanlige. Tilsammen betyder de, at et regnskab kan se fornuftigt ud i en måned, hvor kontoen er presset, og omvendt.

Hvorfor det vejer tungere i en mindre virksomhed

En likviditetsudfordring er et spørgsmål om timing og om buffer. Jo mindre buffer, jo mere betyder timingen. En mindre virksomhed har typisk færre reserver at udjævne med, færre kunder at fordele risikoen på, og kortere afstand mellem én forsinket betaling og et konkret problem.

Det gør ikke likviditetsstyring til noget andet i en lille virksomhed end i en stor. Det gør blot varslet kortere, hvis man ikke kigger fremad.

Prognosen er budgettet oversat til betalingsdatoer

Her hænger de tre dele sammen. Et budget beskriver, hvad der forventes at ske. En likviditetsprognose beskriver, hvornår det forventes at blive betalt. Det er i vidt omfang det samme datagrundlag, lagt ned på en anden tidsakse. Og det er grunden til, at arbejdet med budgettet giver et afkast, man ikke ser med det samme.

Når man ser på en likviditetsprognose, er det interessante ikke gennemsnittet. Det er det laveste punkt: hvornår kontoen er tættest på nul, hvor tæt på den kommer, og hvor lang tid der er til det sker. Det tidsrum er det, der afgør, hvilke muligheder der er i behold — om der er tid til at rykke for en betaling, udskyde et indkøb, ændre en betalingsbetingelse eller tage en samtale i banken, mens den stadig er en planlægningssamtale.

Hvor KlareTal passer ind

KlareTal samler de tre ting ét sted: budgettet, opfølgningen på det og likviditetsbilledet, der følger af det. Grundlaget er de faktiske tal fra bogføringen — Dinero, e-conomic eller Billy — så prognosen bygger på det, der reelt er registreret, og ikke på et parallelt regneark, der skal vedligeholdes ved siden af.

De tre trin samlet

Hidtil har serien handlet om tre trin, der hænger sammen. Læg et budget, så der findes en forventning at måle mod. Følg op i en fast rytme, så afvigelser opdages, mens der stadig er tid. Og oversæt det til likviditet, så man kan se pengene, før de mangler.

Ingen af de tre trin kræver et stort apparat. De kræver først og fremmest, at tallene er ét sted, og at det ikke skal bygges forfra hver måned.

I fjerde del ser vi på, hvad der sker, når man ejer mere end ét selskab.