Når man ejer mere end ét selskab: koncernoverblik med og uden intern handel

De tre første dele i serien handlede om ét selskab: budgettet, opfølgningen på det og likviditeten, der følger af det. Denne del handler om det, der sker, når der er flere.

Mange mindre virksomheder er ikke ét selskab, men en struktur. Et holdingselskab og et driftsselskab er en almindelig konstruktion. Dertil kommer ofte flere driftsselskaber, et ejendomsselskab eller et selskab pr. forretningsområde. Hvert selskab har sin egen bogføring, sin egen kontoplan og sit eget regnskab, og det er præcis, som det skal være juridisk.

Men det efterlader et hul i overblikket. Hvert selskab kan ses for sig. Helheden kan typisk først ses, når revisor har udarbejdet det konsoliderede årsregnskab — én gang om året, og et stykke tid efter at året er slut. I månederne derimellem findes koncernbilledet i praksis ikke, medmindre nogen bygger det manuelt i et regneark.

Hvad det vil sige at lægge selskaberne oven på hinanden

Grundoperationen er enkel nok i princippet: samme posteringstyper, samme perioder, lagt sammen på tværs af selskaberne. Omsætning plus omsætning, lønomkostninger plus lønomkostninger. Resultatet er et samlet billede af, hvad strukturen tilsammen omsætter for og tjener.

Problemet opstår, når selskaberne handler med hinanden. Og det gør de næsten altid.

Intern handel tæller med to gange

Et holdingselskab fakturerer et management fee til driftsselskabet. Et ejendomsselskab opkræver husleje af det selskab, der bruger lokalerne. To søsterselskaber køber ydelser eller varer af hinanden. Der er et koncerninternt lån, og det bærer renter.

Hver af de posteringer er korrekt i det enkelte selskabs bogføring. Men set fra koncernens side er en indtægt i det ene selskab den samme krone som en omkostning i det andet. Der er ikke kommet penge ind udefra, og der er ikke gået penge ud udefra. Kronen har flyttet sig internt.

Lægger man selskaberne sammen uden videre, tælles den krone derfor med både som omsætning og som omkostning. Den samlede omsætning bliver større end den omsætning, koncernen faktisk har skabt over for omverdenen, og omkostningerne bliver tilsvarende oppustede. Bundlinjen kan godt være rigtig, mens alt ovenover den er forkert. Og det er netop tallene ovenover, man styrer efter. En omsætningsvækst kan i værste fald være en ændring i den interne fakturering.

Elimineringen af intern handel er det, der fjerner den dobbelttælling og gør det samlede tal til et faktisk resultat.

Men den interne handel er ikke støj

Her er pointen, der ofte overses: det billede, hvor den interne handel er med, er ikke det forkerte billede. Det er et andet billede, og det besvarer andre spørgsmål.

Det enkelte selskab er en juridisk enhed med egen ledelse, egen balance og eget ansvar. Ser man kun det eliminerede koncerntal, kan man ikke se, hvor stor en del af et selskabs omsætning der kommer indefra koncernen frem for fra eksterne kunder. Den fordeling siger noget om afhængighed: et driftsselskab, hvis kunder alle er eksterne, står anderledes end et selskab, der reelt er finansieret af sine søsterselskaber.

Den samme sondring er relevant, når størrelsen på et management fee eller en intern husleje skal vurderes, når et enkelt selskab skal fremlægges for en bank eller en långiver, og når man vil vide, om et forretningsområde bærer sig selv.

Derfor er det ikke et spørgsmål om at vælge det ene tal frem for det andet. Det er et spørgsmål om at kunne skifte mellem dem, og vide, hvilket af dem man ser på.

Dynamisk frem for en gang om året

Det er dér, forskellen mellem en manuel og en løbende konsolidering ligger. Bygges koncernbilledet i et regneark, er elimineringen et stykke arbejde, der udføres på et bestemt tidspunkt, med de tal der var gældende dengang. Skal man se det uden eliminering igen, er det et nyt stykke arbejde.

Sker konsolideringen løbende på grundlag af bogføringen, er den i stedet en beregning, der kan slås til og fra. Det samme grundlag kan vises begge veje, og det opdaterer sig, når bogføringen gør — uden at nogen skal bygge det forfra.

Og det gælder ikke kun det realiserede. Budget, budgetopfølgning og likviditet fra de tre foregående dele giver også mening på koncernniveau. Likviditet er et godt eksempel: pengene kan ligge i ét selskab, mens behovet opstår i et andet. Set pr. selskab ser det ud som to forskellige situationer. Set samlet er det én — men kun hvis man samtidig kan se, at flytningen mellem dem kræver en beslutning og ikke sker af sig selv.

Hvor KlareTal passer ind

I KlareTal tager det omkring fem sekunder at oprette en koncernsammenhæng. Man angiver, hvilke selskaber der hører sammen, og overblikket ligger derefter i begge udgaver: med intern handel og uden. Man skifter mellem dem, når man har brug for det andet spørgsmål besvaret.

Det er værd at være præcis om, hvad det er: et ledelsesoverblik, ikke et lovpligtigt koncernregnskab. Det erstatter ikke revisors konsolidering ved årsafslutningen. Det giver et samlet billede i de elleve måneder, hvor det ellers ikke findes.